7 dicas para fazer a gestão eletrônica de documentos com eficiência

 Com a gestão eletrônica de documentos, sua empresa consegue organizar, gerenciar e acessar melhor os documentos e dados importantes para abastecer diversos processos. Saiba como adotá-la!

Com a transformação digital se concretizando nas empresas, a gestão eletrônica de documentos (GED) tem se tornado cada vez mais forte. Essa é uma solução voltada para o gerenciamento de documentos com base em software e hardware, focando em classificação, organização, acesso e compartilhamento de informações por meios digitais.

Ao colocar esse tipo de gestão em prática, é possível obter benefícios como padronização dos procedimentos, segurança de acesso às informações e mais visibilidade, por exemplo. Somando isso à maior acessibilidade, otimizam-se o fluxo de informações entre processos e a tomada de decisão na empresa.

Para aproveitar essas e outras vantagens, é preciso implementar as etapas necessárias para fazer o gerenciamento eletrônico. A seguir, confira quais são 7 dicas para acertar nesse sentido!

1. Reúna a documentação para a pré-digitalização

O primeiro passo consiste em fazer uma triagem da documentação existente no momento. A ideia é saber o que deve ser descartado e o que deve ser mantido — e, consequentemente, digitalizado.

Também é necessário considerar as necessidades específicas. Contratos podem ter demandas diferentes de imagens para digitalização, por exemplo. Portanto, é preciso organizar o processo nesse momento inicial.

2. Conte com uma solução de qualidade

O próximo passo consiste em contratar uma solução adequada para a gestão eletrônica de documentos. É interessante recorrer a uma ferramenta que possibilite tanto a digitalização quanto o armazenamento dos arquivos e demais informações.

É essencial focar em uma solução de qualidade, até mesmo pensando no futuro da estrutura de documentos da empresa. Por isso, avalie questões como recursos, suporte e implementação para realizar a escolha.

3. Tenha atenção com novos documentos

Quanto à geração de novos documentos, é preciso definir como será o processo. Em certos casos, faz mais sentido interromper definitivamente a geração de documentos físicos, focando apenas na parte digital.

Quando isso não for possível, vale estabelecer etapas de digitalização simultânea. Assim, o sistema é abastecido frequentemente, dentro da proposta esperada.

4. Qualifique a equipe

Além de realizar esse planejamento inicial, é indispensável contar com um time preparado para a gestão eletrônica de documentos. Portanto, vale a pena qualificar a equipe de modo completo.

Apresente a importância da GED, demonstre a facilidade de utilização dos recursos e as mudanças necessárias. Também é essencial treinar os profissionais para os novos processos, considerando etapas de digitalização e acesso de informações. Assim, é possível fazer a transformação de maneira mais eficiente.

5. Adote metodologias de categorização

Para explorar tudo o que a gestão eletrônica de documentos tem a oferecer, é essencial ter metodologias de categorização. Isso é importante para a pesquisa de informações e também para questões de arquivamento e organização.

Certos tipos de documento podem ser organizados por área ou cliente, enquanto outros devem ser definidos por mês ou ano, por exemplo. Vale a pena desenvolver um método que funcione para os processos do negócio, tornando mais prática a utilização dos documentos.

6. Defina os níveis de acesso

Um dos grandes benefícios da gestão eletrônica de documentos é a possibilidade de controlar quem acessa os documentos e as modificações feitas. Para aproveitar ao máximo esse benefício, é necessário estabelecer uma hierarquia de acesso.

Defina quais categorias ou tipos de documento poderão ser acessados por quais profissionais. A partir disso, é possível liberar o acesso com uso da ferramenta, garantindo mais controle e visibilidade.

7. Integre os processos e setores

Também é importante que a gestão eletrônica de documentos ocorra de modo integrado. Por isso, mais que ter um único sistema, é preciso pensar nas diferentes ferramentas de apoio.

Com uma plataforma para centralizar o pedido de documentos e certidões, por exemplo, você garante que essa parte receba a devida atenção. Como os arquivos são digitais, você poderá utilizar as ferramentas de maneira integrada.

Com a CBRdoc, você conta exatamente com isso. A plataforma permite que você solicite documentos de diversos tipos, centralizando processos. Além disso, você só paga pelo que usar.

A gestão eletrônica de documentos é um recurso cada vez mais utilizado devido aos benefícios que pode oferecer. Com etapas planejadas e o uso de boas ferramentas, é possível alcançar o sucesso nesse sentido.

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